Incontri virtuali in Svezia – II

Oggi la seconda parte della lunga relazione a cura della SRA (Agenzia dei trasporti svedese) sulle metodologie da seguire per l’introduzione di tecniche di incontri a distanza nelle realtà lavorative. Potete trovare la prima parte qui.

– Peter Arnfalk, IIIEE, Lund Universit
– Ulf Pilerot, the Swedish Transport Administration
– Per Schillander, the Swedish Transport Administration

 

Un esame delle organizzazioni coinvolte

La guida Resfri, disponibile pubblicamente sulla home page della SRA è una componente fondamentale degli sforzi del progetto Resfri per promuovere un utilizzo efficiente e di successo degli incontri virtuali in Svezia. Comunque, viste le precedenti esperienze di iniziative simili, era chiaro che per aiutare imprese ed istituzioni a cambiare al loro interno la cultura degli incontri di lavoro non sarebbe stato sufficiente fornire delle informazioni su una home page. Quindi è stata messa in opera tutta una serie di ulteriori funzioni di supporto per le organizzazioni CSII.

Seminari

Sono stati organizzati corsi tenuti da esperti esterni e laboratori di prova di differenti tecnologie e applicazioni software. I corsi, di solito della durata di circa due ore, sono stati effettuati utilizzando conferenze in audio, in video e in web. In alcuni casi il gruppo responsabile del progetto si è recato sul luogo, presentando il progetto e consolidando così la collaborazione tra SRA e azienda.

Materiale informativo

Il materiale informativo, le informazioni tecniche, la documentazione relativa ai corsi etc. è stata raccolta su una piattaforma on-line (LUVIT)

Consulenza, assistenza, incontri specifici.

Alle singole organizzazioni CSII è stato fornito un servizio di consulenza ed assistenza customizzato, che prevedeva sia incontri programmati sia assistenza al bisogno.

Interviste

Sono state effettuate delle interviste all’inizio del progetto e mentre questo era in corso a dei gruppi campione all’interno di ogni singola organizzazione (l’intervista finale non è ancora disponibile). Le interviste erano mirate a valutare la consapevolezza, la propensione, l’abilità, l’esperienza e l’utilizzo effettivo degli intervistati nei confronti delle possibilità date dagli incontri virtuali. Inoltre si sono raccolte informazioni sulle conseguenze sugli spostamenti di lavoro.

Risultati

Questo documento è stato redatto prima del completamento delle interviste di fine progetto, per cui i risultati in termini di riduzione degli spostamenti e di benefici ambientali non verranno presi in considerazione. I risultati qui descritti sono emersi da interviste effettuate in corso d’opera.

Le organizzazioni partecipanti hanno apprezzato moltissimo il tipo di informazione indipendente e non condizionata su vantaggi e limiti delle diverse tecnologie, politiche, strutture amministrative a sostegno degli incontri virtuali che ha garantito loro il progetto Resfri.

L’accordo intercorso tra il gruppo gestore del progetto e le organizzazioni partecipanti ha consentito di porre il problema a un livello manageriale, consentendo una presa di consapevolezza che ha garantito le risorse e il tempo necessario per l’implementazione degli incontri virtuali.

L’implementazione richiede tempo. La prima sfida consiste spesso il giusto grado di impegno da parte della dirigenza, e questo a volte richiede dei mesi, ritardando di molto la partenza del progetto. Quindi, dato che il processo di cambiamento coinvolge diversi settori dell’organizzazione, ci vuole dell’altro tempo per coordinare i diversi interessi particolari e trovare un modo di procedere che soddisfi tutti. Una volta definita questa situazione, bisogna porre in essere la tecnologia necessaria, così come la struttura organizzativa al suo servizio. L’utilizzo degli incontri virtuali potrà iniziare, crescere e svilupparsi solo una volta realizzata questa fase, creando in questo modo una diversa concezione degli incontri all’interno dell’impresa.

Questo aspetto del prblema riceve di solito una priorità relativamente bassa in molte organizzazioni, il che rallenta ulteriormente il processo di adozione nel momento in cui si presentano altri problemi più pressanti. A meno che non venga attivato uno sforzo mirato a far progredire il processo di implementazione, questo rischia di stagnare. Questo ha anche a che vedere con il fatto che gli incontri virtuali sono “orfani” di qualche genere di “ruolo dedicato” all’interno dell’organizzazione. La persona o le persone che se ne fanno carico sono di solito molto impegnate con altri obiettivi lavorativi, per cui hanno poco tempo per affrontare questi compiti.

I feedback ottenuti dalle interviste ci hanno dato delle indicazioni sull’utilità delle diverse componenti del progetto Resfri.

 

Guida Resfri sulla homepage di SRA

  • non viene utilizzata da tutti
  • chi l’ha usata l’ha trovata molto utile
  • apprezzamenti per le informazioni pratiche e immeditamente utilizzabili

Seminari e sessioni pratiche:

  • “seminari di esperti” molto apprezzati
  • idem per la condivsione di esperienze tra diverse organizzazioni
  • stessa cosa si può dire per le sperimentazioni di differenti forme di incontro virtuale

Consulenza e assistenza, sessioni informative

  • grande gradimento per il contatto personale
  • quello che più si è apprezzato è l’assistenza ad-hoc e on-demand
  • contatti regolari sono un catalizzatore per il lavoro da compiere all’interno dell’organizzazione

Metodologia in dieci passi Resfri

  • è vista come una guida importante al processo di implementazione
  • la maggior parte delle organizzazioni l’hanno utilizzata con successo
  • qualcuno l’ha utilizzata come checklist
  • qualcuno l’ha seguita, ma non nell’ordine suggerito
  • non si è adattata a tutte le organizzazioni, vista come troppo complicata

Materiali formativi

  • chi li ha utilizzati li ha trovati molto utili, in grado di fornire molte più informazioni specifiche di quelle disponibili sulla home page di SRA
  • comunque solo poche organizzazioni li hanno utilizzati, dato che il log-in è stato trovato troppo complicato. E’ emersa la richiesta di un log-in al materiale formativo più semplice.

Durante il progetto sono anche stati identificati alcuni fattori di successo. Le organizzazioni CSII hanno indicato come importanti i seguenti fattori.

Fattori di successo

  • Porre attivamente la questione, non dare per scontato che la tecnologia “si venderà da sola”, ha bisogno di promozione!
  • Sviluppo di una nuova politica degli incontri e degli spostamenti – questo consente al tema di acquisire la priorità necessaria a catalizzare il processo di implementazione degli incontri virtuali
  • Il processo deve partire con convinzione dal livello manageriale e anche presso unità dislocate altrove.
  • Assicurarsi che partner economici e ulteriori terze parti abbiano l’attrezzature, il software e i requisiti tecnici necessari alla comunicazione virtuale.
  • Adottare una tecnologia user-friendly che funzioni bene senza troppi inconvenienti.
  • Identificare gli appropriati gruppi target all’interno dell’organizzazione
  • Sostegno al progetto da parte della dirigenza che deve utilizzare la tecnologia e promuoverla
  • Prevedere una figura che “possieda” la tematica, la promuova e la faccia progredire.
  • Formazione degli utenti: devono sapere come utilizzare i servizi e dove trovarli.

D’altra parte sono stati individuati anche alcuni ostacoli.

  • Inadeguatezza o mancanza di manuali e guide
  • Tecnologia di scarso livello, con frequenti disconnessioni e bassa qualità audio-video.
  • Mancanza di procedure e metodi per il follow-up
  • Mancanza di incentivi e difficoltà a introdurne di nuovi
  • Cultura dell’incontro molto difficile da modificare: è profondamente radicata e richiede parecchio tempo per cambiare
  • Molti produttori differenti di soluzioni incompatibili tra loro
  • Se in un’organizzazione si è abituati ad utilizzare un tipo di incontro virtuale, difficilmente si troverà la disponibilità ad usarne un altro

Conclusioni e raccomandazioni

Sulla base dell’esperienza accumulata nel corso del progetto possono essere fatte le seguenti considerazioni conclusive.

Alto potenziale dei progetti interattivi

L’approcci interattivo utilizzato nel progetto Resfri, che ha permesso di gestire e sviluppare il programma in collaborazione con le organizzazione coinvolte, ha contribuito a focalizzare l’attenzione sulle maggiori criticità, garantendo grazie a questo dei vantaggi per tutti i soggetti interessati. Il livello di avanzamento raggiunto dai singoli progetti nelle diverse organizzazioni è stato molto variabile, ma i vantaggi ottenuti sono stati comunque notevoli.

Capacità di traino dell’organizzazione come fattore chiave

Come in molti altri processi di cambiamento delle strutture organizzative, il coinvolgimento diretto di queste ultime rappresenta un fattore critico. L’utilizzo di tecnologie appropriate, l’entusiasmo di alcuni, la presenza di incentivi ricoprono un ruolo di secondo piano a meno che la dirigenza non comprenda l’utilità degli incontri virtuali.
I risultati del progetto confermano senza alcun dubbio che quelli che si sono resi conto dell’utilità degli incontri virtuali sono anche coloro che lavorano in modo più efficiente ed efficace.

 

Il cambiamento della cultura del viaggio è un processo che richiede tempo

Il progetto aveva un orizzonte temporale molto stringente, il che porta a pensare che ogni organizzazione (e individuo) debba poter partire dal punto in cui si trova. Molti progetti hanno provato che un processo di questo genere richiede dai 4 ai 7 anni, qualche volta meno nelle imprese private. Per questi motivi i progetti devono prevedere un impegno a lungo termine, oppure venire pensati per un gruppo di organizzazioni allo stesso livello o, come in questo caso, per adattarsi ai mutevoli bisogni di realtà situate a diversi livelli di avanzamento lungo questo processo.

Necessità di procedure e modelli di calcolo

Se si vogliono monitorare e comunicare gli effetti di un aumentato utilizzo degli incontri virtuali è necessario mettere a punto procedure standard che consentano di effettuare stime comprensibili, comparabili e affidabili. Queste possono essere facilmente collegato a sistemi e procedure già in essere come, per esempio, l’ISO14001 per la gestione ambientale. In particolare servono modelli accettabili per la sostituzione degli spostamenti di lavoro che rendano possibile la stima delle riduzioni di CO2.

Incentivi per i bisogni individuali

Le organizzazioni possono trarre enormi benefici in termini di efficienza, tempo e denaro, se i loro impiegati usassero gli incontri virtuali su larga scala. Ma mancano gli incentivi individuali e quindi l’utilizzo delle tecnologie disponibili è limitato, dato che lo sforzo necessario a iniziare ad usare una nuova modalità di incontro e il tempo che richiede sono raramente promosi e sostenuti. Per questo è necessario mettere a punto dei sistemi di incentivi per accelerare il processo di cambiamento. Quando i dipendenti beneficiano dei guadagni economici derivanti dalla riduzione degli spostamenti di lavoro lo sviluppo della situazione è molto più rapido e sostanziale. Le politiche fiscali dovrebbero incentivare, non scoraggiare, questi sforzi.

 

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