Incontri virtuali in Svezia.

Il governo svedese ha messo a punto una strategia per creare le condizioni che favoriscano lo sviluppo degli incontri a distanza nel paese. Obiettivo è quello di indirizzare l’utilizzo delle tecnologie “verdi” dell’informazione per farle funzionare come un valido sostituto degli spostamenti e come un efficiente strumento di gestione aziendale. Il cuore della proposta si basa su un “metodo in dieci passi” pubblicato l’anno scorso per sostenere e pubblicizzare la possibilità di incontri virtuali all’interno di un’azienda. 

Adozione degli incontri virtuali nelle organizzazioni svedesi

– Valorizzare i benefici ambientali delle ICT –

– Peter Arnfalk, IIIEE, Lund University*
– Ulf Pilerot, the Swedish Transport Administration
– Per Schillander, the Swedish Transport Administration

Introduzione

Le aspettative che le teleconferenze e altre forme di incontro virtuale possano sostituire una buona percentuale dei crescenti volumi di spostamenti per motivi di lavoro sono ormai molto datate. L’utilizzo di incontri virtuali, per esempio, è stato valorizzato dalla strategia del governo svedese per lo sviluppo sostenibile e le nuove Information and Communication Technologies (ICT)[1] come uno dei mezzi per trasformare in senso sostenibile l’impatto dei nostri sistemi di trasporto attraverso l’adozione, da parte di parecchie amministrazioni pubbliche dal 2007 in avanti. Inoltre parecchie amministrazioni locali[2] hanno identificato negli incontri via web un metodo per ridurre gli spostamenti lavorativi e nell’ambito delle loro politiche di mobility management li promuovono sia al loro interno sia presso le imprese localizzate sul loro territorio.

Comunque, nonostante gli enormi risparmi potenziali in termini di tempo, denaro e benefici ambientali questa metodologia di lavoro è ancora utilizzata in modo molto limitato nel settore pubblico come in quello privato. Questo documento descrive un progetto, Resfri, con l’obiettivo di capire i motivi di questa situazione e di trovare dei modi per stimolare un aumento del ricorso alle teleconferenze nella realtà svedese.

Punto di partenza

La disponibilità di conoscenza in lingua svedese sulle teleconferenze è stata limitata, in particolare per quelle realtà desiderose di imparare come iniziare a utilizzare questo tipo di organizzazione del lavoro e quali possono esserne gli effetti. C’è molta letteratura in diversi documenti accademici, rapporti e in acluni libri su specifici argomenti, così come sulle home page delle compagnie telefoniche e delle imprese nel campo delle ICT. Ma raccogliere e analizzare queste informazioni è un compito oltre le capacità e le risorse a disposizione della maggior parte delle imprese e istituzioni svedesi.

Queste barriere all’informazione e alla conoscenza sono causa di molteplici effetti negativi. Nonostante il progresso tecnologico e la sempre maggiore disponbilità di strumenti per il lavoro e la comunicazione a distanza, la mancanza di conoscenza, di procedure e di incentivi all’utilizzo è ancora prevalente. C’è troppa attenzione alla tecnologia e poca ai suoi utilizzatori.

La maggior parte delle realtà, in particolare imprese di piccole e medie dimensioni, non hanno conoscenza di quello che sono gli incontri on line e dell’uso che possono farne. Quelle che sono interessate non hanno il know-how e le risorse per capire come procedere e di conseguenza l’iniziativa ristagna. Inoltre, imprese ed istituzioni che adottano queste tecnologie lo fanno spesso senza un’adeguata cognizione di causa sulle sue possibilità di utilizzo ai fini di un ottimizzazione della loro gestione aziendale da un punto di vista sociale, ambientale ed economico.

Il progetto Resfri

Proprio per affrontare questo bisogno di informazione insieme alla necessità di individuare nuovi strumenti di mobility management per gestire gli spostamenti lavorativi, l’Autorità Svedese per i Trasporti (SRA), in collaborazione con altre istituzioni e diverse ONG, ha dato vita nel 2005 al progetto Resfri (Travel-free, senza viaggi).

Obiettivo è stato quello di sviluppare un servizio di informazione e supporto sugli incontri virtuali come audio- , web-, e videoconferenze[3].

Obiettivo principale del progetto è stato quello produrre una guida agli incontri virtuali, un servizio web, completametne gratuito e senza condizionamenti, che evidenziasse opportunità e sfide caratteristiche di questo tipo di organizzazione del lavoro. Le informazioni a disposizione provengono dalla letteratura, dagli input degli esperti del settore, da interviste a professionisti e da un certo numero di casi studio. E’ stata anche evidenziata una collezione di best-practices e di fattori di successo.

Viene proposta una metodologia (o check-list) in dieci passi a sostegno dell’adozione degli incontri virtuali in un’organizzazione.  Questa metodologia è stata testata sul campo da nove realtà (d’ora in poi individuate con l’acronimo di CSII, Case Studies II), tra le quali istituzioni statali, amministrazioni locali, aziende private e ONG.[4] I risultati sono disponibili sulla home page di SRA: http://www.trafikverket.se/resfrii.

Allo scopo di offrire un punto di vista non condizionato da interessi commerciali il servizio è mantenuto intenzionalmente libero da qualunque pubblicità o link ad aziende commerciali. Le imprese e i professionisti intervistati non operano nel campo delle IT o delle telecomunicazioni, sempre per evitare il rischio che l’informazione data venga interpretata come distorta.

Il progetto Resfri fa ricorso alla metodologia SUMO[5] come struttura di pianificazione, gestione e monitoraggio dei risultati.

Adozione degli incontri virtuali nelle realtà di lavoro

La metodologia sviluppata e utilizzata nel progetto Resfri si basa sull’idea che il bisogno di sapere i motivi per i  quali le persone devono incontrarsi è prioritario rispetto all’adozione della tecnologia e non il contrario. Nonostante possa apparire banale, quest’ultimo caso è prevalente. In altre parole è necessario in primo luogo comprendere la mentalità dell’impresa e i requisiti dei suoi addetti per capire questi bisogni e quindi adottare un’infrastruttura progettata specificamente per loro.

Basandosi su reali esperienze di adozione e gestione degli incontri virtuali da parte di diverse organizzazioni si è sviluppata e adottata una metodologia step-by-step. Consiste di dieci passi da compiere, non necessariamente nell’ordine proposto ma utilizzando comunque un approccio sistematico, e il cui punto di ingresso dipende dal livello al quale si trova la singola realtà nell’adozione delle tecnologie per gli incontri virtuali.

La metodologia Resfri in 10 passi

1. Il punto di partenza; costi di viaggio, utilizzo e interesse negli incontri virtuali: un tipico errore che si fa è quello di investire in tecnologie per gli incontri a distanza prima di chiedersi qual sono i bisogni nel campo delle collaborazioni a distanza e delle comunicazioni. Bisogna prima chiedersi se si vuole davvero o se si ha davvero bisogno di ridurre gli spostamenti di lavoro e di rendere la cultura aziendale più efficiente per quanto riguarda incontri e collaborazioni.

In questo primo passo è necessario effettuare una stima, quanto meno approssimativa, di quanto segue:

  • Ammontare degli spostamenti di lavoro interni all’organizzazione
  • Spese di viaggio[6]
  • Principali requisti di una buona comunicazione interna ed esterna
  • Cosa prevede la consueta modalità (se esiste) di gestione degli spostamenti.

Questi dati iniziali possono venire quindi utilizzati per prendere le decisioni riguardanti il passo successivo

2. Ottenere un impegno preciso da parte della dirigenza e risorse sufficienti per l’adozione delle tecnologie necessarie.

La dirigenza deve capire l’importanza del progetto e sostenerlo. Basandosi sui dati raccolti, si possono prendere delle decisioni in merito all’allocazione delle risorse finanziarie e di tempo per il lavoro necessario all’adozione delle tecnologie. I dirigenti devono far vedere che considerano questo uno sforzo importanto e quindi “parlare come mangiano” utilizzando essi stessi le opportunità offerte dagli incontri virtuali, fungendo da modelli. Se questo impegno da parte degli organismi dirigenti viene a mancare, l’intero processo di sviluppo di una nuova cultura degli incontri di lavoro molto probabilmente non avrà mai luogo o sarà destinato a fallire.

3. Istituire un gruppo di lavoro.

Qualcuno più interessato di altri alla tecnologia in sè, per esempio un tecnico, spesso è colui che la installa e inizia ad utilizzarla. Ma dato che la sua responsabilità (e forse anche il suo interesse) è limitato alla parte tecnica, c’è il rischio che l’utilizzo di queste nuove tecnologie venga limitato a causa di mancanza di conoscenze, informazioni, procedute, etc. Invece bisognerebbe coinvolgere figure differenti all’interno dell’organizzazione fin dall’inizio allo scopo di far utilizzare a tutti la nuova attrezzatura. Tra queste personale del (top) management, delle risorse umane, delle ICT, dell’amministrazione dei viaggi etc. Il gruppo dovrebbe definire la strategia da adottare e individuare obiettivi e scadenze.

4. Analisi dei bisogni comunicativi, collaborativi e di incontro interni all’azienda.

Per adottare la tecnologia che megli si adatta alle esigenze di comunicazione della vostra organizzazione, bisogna prima comprendere cosa si vuole e di cosa si ha bisogno. Dopo la prima approssimativa analisi iniziale, bisogna trovare una risposta alle seguenti domande:

  • Di che tipo di collaborazione e comunicazione si ha bisogno e in che misura?
  • Qual è la mentalità prevalente nell’azienda riguardo agli incontri? Ci sono dei motivi per cambiarla o per svilupparla?
  • Tra quali luoghi, gruppi e individui gli incontri virtuali potrebbero essere utili per la collaborazione?
  • Quali tecnologie si pensa di poter utilizzare?

5. Mappatura dell’infrastruttura tecnica esistente

E’ importante analizzare i dettagli dell’infrastruttura esistente nell’azienda (e possibilmente anche quelle in dotazione a clienti, fornitori e partner) in termini di:

  • Attrezzatura
  • Network
  • Software
  • Abbonamenti a servizi
  • Firewalls
  • Sicurezza
  • Disponibilità di assistenza.

6. Selezionare e acquistare servizi ed attrezzature appropriate.

Adesso che si è arrivati a capire quali sono i bisogni e l’infrastruttura tecnica già a disposizione, si ha la conoscenza necessaria a scegliere la tecnologia più adatta alle condizioni e alle necessità comunicative della propria realtà. Qualche consiglio: scegliete attrezzatura di alta qualità. Un’attrezzatura effettivamente utilizzata si ripaga in pochissimo tempo, ma un’attezzatura povera o di scarsa qualità allontanerà tutti i potenziali utilizzatori.

7. Definire procedure e routines.

  • Definire una politica degli incontri oppure modificare una esistente politica degli spostamenti trasformandola in una politica degli incontri.
  • Connesse a questa dovrebbero essere definite delle linee guida su come e quando utilizzare gli incontri virtuali, come distribuire i costi, definire le responsabilità e stabilire routine e procedure per l’assistenza, il servizio e la prenotazione.
  • Mettere a punto un sistema di prenotazione dell’attrezzatura
  • Fornire ai collaboratori che più spesso richiedono degli incontri, come i dirigenti, delle linee guida che chiariscano quale tipo di incontro si adatta meglio a determinate situazioni.
  • E’ importante che la dirigenza, quando organizza dei meeting, utilizzi di routine gli incontri virtuali. In questo modo farà da catalizzatore dello sviluppo di una cultura dell’incontro all’interno dell’organizzazione.

8. Formare uno staff responsabile per l’operabilità, la prenotazione, l’assistenza, la formazione e il monitoraggio.

Bisogno evitare che la tecnologia adottata presenti guasti troppo frequenti, altrimenti si rischiano di perdere per sempre dei potenziali utilizzatori. Un organizzazione che voglia davvero che i propri collaboratori siano in grado e desidersodi di utilizzare professionalmente le tecnolgie di audio- video- e webconferencing deve assicurarsi che la tecnologia utilizzata funzioni sempre. Se, tuttavia, dovesse verificarsi qualche intoppo, è necessario avere a disposizione un’assistenza immediata. In particolare per i sistemi di videoconferenza è chiaramente un valore aggiunto se l’incontro viene preparato e allestito in anticipo, per non sprecare tempo prezioso all’inizio. In questo modo non solo si evitano  le frustrazioni causate da interruzioni e ritardi, ma si crea anche un senso di comfort tra i partecipanti all’incontro.

9. Informazione e organizzazione di situazioni informali di prova.

Per far sì che i dipendenti inizino ad utilizzare gli incontri virtuali, bisogna in primo luogo che vengano a conoscenza dei servizi offerti dall’organizzazione, dove possono trovare l’attrezzatura, come effettuare una prenotazione (se necessaria) e quando e come utilizzare il tutto. Bisogna che la gente sperimenti cosa vuol dire partecipare a una videoconferenza, condividere documenti o chattare via web. Questo dovrebbe essere fatto, per le prime volte, in situazioni informali e non a scopi professionali.

10. Follow up e comunicazione di risparmi e progressi.

La dirigenza dovrebbe monitorare l’utilizzo degli incontri virtuali e delle sue implicazioni. Cos facendo si possono regolare e meglio sviluppare i servizi, e definire le basi per ulteriori eventuali investimenti nel settore. Bisogna diffondere nell’organizzazione un’adeguata informazione sull’utilizzo di queste tecnologie. Inoltre bisogna identificare, monitorare e disseminare i risultati in campo ambientale.

Icontinua.

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* E-mail: peter.arnfalk@iiiee.lu.se, Indirizzo postale: The International Institute for Industrial Environmental Economics, Lund University, P.O Box 196, 221 00 LUND, Sweden.

[1] Ett miljöanpassat informationssamhälle år 2020! Gruppo Svedese per le strategie nelle IT; Ministry of Industry and Trade, October, 2006.

[2] E.g. Stockholm, Gotenburg, Malmö and Lund.

[3] Per incontro virtuale si intende un incontro a distanza in tempo reale con l’aiuto di tecnologie come la conferenze audio, video o web. L’audio conferenza prevede incotnri in voce tra più partecipanti tramite dispositivi fissi o mobili di comunicazione a distanza. La videoconferenza offre un ampio spettro di possibilità tramite telefoni cellulari, videotelefoni o luoghi attrezzati di monitor multipli, telecamere ed altra tecnologia specifica. Ci sono diversi tipi di conferenze web, che hanno in comune l’utilizzo di protocolli IP in video e voce, la possibilità di messaggistica instantanea, di effettuare presentazioni di diapositive, di condividere file.

[4] Le organizzazioni CSII sono le città di Gothenburg and Malmö, Lund e Umeå, la provincia di Norrbotten, la Swedish Association of Local Authorities and Regions (SKL), l’SP Technical Research Institute of Sweden, Logica e la Swedish Road Administration.

[5] SUMO – System för Utvärdering av Mobilitetsprojekt (Sistemi per la valutazione di progetti di mobilità); Vägverkets Publikation 2004:98,uno strumento per la progettazione, la valutazione e la gestione di progetti di mobility management. Viene sempre più utilizzato dalla Swedish Road Administration per facilitare l’adozione di procedure di follow-up in diversi progetti. Più utile per un pubblico internazionale è MaxSumo di EPOMM disponibile su http://www.epomm.eu/index.phtml?ID1=2359&id=2359 .

[6] Una domanda frequentemente posta prima di effettuare degli investimenti nelle tecnologie per gli incontri virtuali è quella riguardatne i costi degli spostamenti interni a un’organizzazione e fino a che punto gli incontri virtuali sono in grado di ridurli. Una regola seguita per il calcolo economico è quella di raddoppiare i costi diretti di viaggio per includere anche le spese amministrative e il costo del tempo di viaggio. Se poi si stima in circa il 20% il potenziale di assorbimento delle tecnologie per gli incontri a distanza, è possibile individuare approssimativamente la cifra da investire in tecnologia ed assistenza.

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